หน่วยที่ 2 การนำเสนอข้อมูล

ความหมายของการนำเสนอข้อมูล
          การนำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ
ความสำคัญของการนำเสนอข้อมูล
          ในปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรธุรกิจ ทางการเมือง การศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่งก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูล เสนอความคิดเห็น เสนอขออนุมัติ หรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่าง ๆ ผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการประชาสัมพันธ์ การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรม การประชุม หรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอเพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่าง ๆ และเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตนหรือองค์กรและหน่วยงานต่าง ๆ
          โดยสรุปแล้ว การนำเสนอมีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานทุกประเภท เพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงานใช้ในการพัฒนางาน ตลอดจนเผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชาและบุคคลอื่นที่น่าสนใจ
PowerPoint กับการนำเสนอข้อมูล
          PowerPoint เป็นโปรแกรมที่นิยมใช้ในการนำเสนอข้อมูลเพราะเป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่ายและสะดวกในการใช้งาน โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013  เป็นโปรแกรมที่มีคุณสมบัติหลายอย่างผู้ใช้สามารถสร้างงานในการนำเสนอได้หลากหลายรูปแบบ โดยสามารถนำข้อความ รูปภาพ ตาราง แผนภูมิต่าง ๆ ตลอดจนภาพเคลื่อนไหวและเสียง มาประกอบกันเป็นลักษณะสื่อประสมเพื่อสร้างเป็นงานนำเสนอต่อผู้อื่นได้อย่างสวยงามและน่าตื่นตาตื่นใจ
          Microsoft PowerPoint 2013  ได้มีการเพิ่มและการปรับปรุงในด้านการแก้ไขวิดีโอและรูปภาพเป็นจำนวนมาก โดยจะมีวิธีการใหม่ ๆ มากมายที่ทำให้การทำงานร่วมกับผู้ร่วมงานในงานนำเสนอง่ายดายยิ่งขึ้นนอกจากนี้การเปลี่ยนภาพและภาพเคลื่อนไหวยังทำงานได้ราบรื่นขึ้นและมีประสิทธิมากขึ้นกว่าที่ผ่านมา และยังมีแถบของตัวเองบน Ribbon อีกด้วย อีกทั้งยังมีเค้าโครงกราฟิก SmartArt ใหม่ ๆ จำนวนมากมายซึ่งรวมถึงเค้าโครงแบบใช้ภาพถ่ายที่อาจทำให้คุณต้องประหลาดใจในประสิทธิภาพของเค้าโครงเหล่านี้ และยังมีอีกหลายวิธีที่คุณสามารถออกอากาศและใช้งานเสนอร่วมกันได้ง่ายดายมากขึ้น
การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013
          1.  คลิกที่ Start
          2.  เลือก All Program
          3.  คลิกเลือก Microsoft Office
          4.  คลิกเลือก Microsoft PowerPoint 2013

https://www.youtube.com/watch?v=Hw_3obA1EI4

การสร้างงานนำเสนอ
          สามารถสร้างงานนำเสนอได้ในโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 อย่างง่าย ๆ ทำตามขั้นตอนดังนี้
          1.  คลิกที่ปุ่มแฟ้ม (File)
          2.  เลือกคำสั่ง สร้าง (New)
          3.  คลิกงานนำเสนอเปล่า (Blank presentation)
          4.  คลิกสร้าง (New)

1.  ล่าสุด

               รูปแบบนี้เป็นการสร้างงานจากสไลด์เปล่า หรืองานที่ใช้ล่าสุด เหมาะสำหรับผู้ไม่มีความรู้ทางด้านการสร้างงานนำเสนอมากนัก แต่หากผู้ที่ต้องการสไลด์ที่แปลกไม่เหมือนใครก็สามารถสร้างเองได้โดยเริ่มจากแผ่นสไลด์เปล่า จากนั้นทำการตกแต่งหรือเลือกองค์ประกอบต่าง ๆ เข้ามาใส่ในสไลด์ของตนเองได้ โดยมีขั้นตอนในการสร้างดังนี้

               1.  คลิกปุ่ม (File)

               2.  เลือกคำสั่งล่าสุด (Recent)

               3.  คลิกเลือกงานนำเสนอที่ต้องการ

               4.  จะปรากฏหน้าสไลด์เปล่าให้ตกแต่งใส่เนื้อหาได้ตามต้องการ

 2.  ตัวอย่างแม่แบบ

               รูปแบบนี้เป็นการสร้างงานจากแม่แบบที่มีองค์ประกอบทางศิลป์และตัวอย่างเค้าโครงเนื้อหามาให้เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่ถนัดทางด้านออกแบบ โดยสามารถทำได้ตามขั้นดังนี้

               1.  คลิกที่ปุ่มแฟ้ม (File)

               2.  เลือกคำสั่งสร้าง (New)

               3.  เลือกตัวอย่างแม่แบบ (Sample templates)

4.  เลือกรูปแบบที่ต้องการ

               5.  คลิกที่ปุ่มสร้าง (New)

   6.  จะได้แม่แบบที่เลือกตามต้องการ

3.  ชุดรูปแบบ
               รูปแบบนี้เป็นการสร้างนำเสนอจากชุดรูปแบบที่มีการจัดองค์ประกอบพื้นหลัง ลักษณะของข้อความและลักษณะพิเศษต่างๆไว้เรียบร้อยแล้วโดยสามารถเลือกชุดรูปแบบให้เหมาะสมกับงานที่ต้องการได้ทันที โดยมีขั้นตอนในการสร้างดังนี้
               1.  คลิกที่ปุ่มแฟ้ม (File)
               2.  เลือกคำสั่งสร้าง (New)
               3.  คลิกเลือก ชุดรูปแบบ (Themes)
               4.  เลือกชุดรูปแบบที่ต้องการ
               5.  คลิกปุ่มสร้าง (New)

 6.  จะได้สไลด์มรลักษณะตามชุดรูปแบบที่เลือก

การบันทึกงานนำเสนอ

          การบันทึกงานนำเสนอที่สร้างไว้ มีจุดประสงค์เพื่อเปิดหรือแก้ไขงานที่สร้างขึ้น หรือใช้เป็นต้นแบบในการสร้างสไลด์อื่นๆโดยสามารถตั้งชื่อไฟล์ได้ยาวไม่เกิน 256 ตัวอักษรโดยมีขั้นตอนดังนี้

          1.คลิกที่ปุ่มแฟ้ม(File)

          2.เลือกคำสั่งบันทึกเป็น(Save As)

3.เลือกตำแหน่งที่ต้องการบันทึก
          4.ตั้งชื่อไฟล์งาน
          5.คลิกปุ่มบันทึก(Save)

การเปิดไฟล์งานนำเสนอที่สร้างขึ้นมาแก้ไข
          หากต้องการเปิดงานที่เคยบันทึกไว้ สามารถทำได้ดังนี้
          1.  คลิกที่ปุ่มแฟ้ม (File)
          2.  เลือกคำสั่ง เปิด (Open)

          3.  เลือกตำแหน่งของไฟล์งานที่การเปิด
          4.  เลือกไฟล์งานที่ต้องการ
          5.  คลิกปุ่มเปิด

การปิดไฟล์งาน
          1.  คลิกที่ปุ่มแฟ้ม (File)
          2.  เลือกคำสั่ง ปิด (Close)

การออกจากโปรแกรม
          หากต้องการออกจากโปรแกรม สามารถทำได้ดังนี้
          1.  คำสั่งจบการทำงาน PowerPoint (Exit) มุมขวามือ