หน่วยที่ 10 การเตรียมตัวก่อนนำเสนอ

เอกสารที่จำเป็นสำหรับงานนำเสนอ          ในการนำเสนอ ควรมีการจัดทำเอกสารประกอบการนำเสนอ เพื่อให้ผู้บรรยายใช้ดูรูปประกอบและแจกให้ผู้เข้าชมการนำเสนอเป็นเอกสารประกอบ ซึ่งเอกสารที่ควรจัดเตรียมมีดังนี้          1. สไลด์ (Slide)          2. บันทึกย่อ          3. เอกสารประกอบคำบรรยาย          4. หัวข้อที่เป็นเค้าร่าง

สไลด์ (Slide)          สไลด์ คือ ภาพนิ่งที่ใช้ในการนำเสนอเนื้อหาซึ่งนักเรียนสามารถเรียกดูและใช้ควบคุมการทำภาพนิ่งโดยมีขั้นตอนดังนี้          1. คลิกเลือกสไลด์ที่ต้องการ          2. คลิกที่มุมมองการนำเสนอภาพนิ่ง (Slide Show)

          3. จะปรากฏสไลด์ที่เลือกตามต้องการ 

บันทึกย่อ (Note Pane)          บันทึกย่อ คือ ข้อความที่ได้สรุปประเด็นสำคัญไว้พูดอธิบายเนื้อหาภายในสไลด์แต่ละหน้า ซึ่งสามารถนำมาใช้ในการพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารไว้ดูในขณะบรรยายได้ โดยมีขั้นตอนในการสร้างดังนี้          1. เลือกมุมมองปกติ (Normal)          2. เลือกสไลด์ที่ต้องการ          3. พิมพ์ข้อความลงในกรอบสี่เหลี่ยมด้านล่างเพื่อทำการบันทึกย่อ 

การสร้างเอกสารประกอบการบรรยาย          สามารถสร้างเอกสารประกอบคำบรรยาย เพื่อแจกผู้ที่เข้ามารับฟังการบรรยายไว้จดเนื้อความที่สำคัญ โดยสามารถกำหนดให้มีเลขหน้า ข้อความภายในหัวกระดาษและท้ายกระดาษเหมือนกับบันทึกย่อได้อีกด้วย โดยทำตามขั้นตอนดังนี้          1. คลิกที่แท็บมุมมอง (View)          2. เลือกปุ่มคำสั่งต้นแบบเอกสารประกอบคำบรรยาย (Handout Master View)

          3. เลือกปุ่มคำสั่งภาพนิ่งต่อหน้า (Slide Per Page)          4. เลือกจำนวนสไลด์ที่ต้องการแสดงในแต่ละ 1 หน้ากระดาษ          5. จะปรากฏจำนวนสไลด์ตามที่เลือกบนเอกสารประกอบคำบรรยาย

          6. สามารถระบุข้อความลงบนตำแหน่งของหัวกระดาษ          7. ระบุวันที่

การพิมพ์เอกสารในการนำเสนอ          เมื่อได้สร้างสไลด์ บันทึกย่อ และเอกสารสำหรับผู้ฟังการบรรยายเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปจะต้องมาพิมพ์เอกสารเหล่านี้ เพื่อใช้ในการประกอบการนำเสนอ          1. การตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup)              ก่อนที่จะพิมพ์เอกสาร ควรจัดวางหน้ากระดาษโดยทำตามขั้นตอนดังนี้              1. คลิกที่คำสั่งมุมมอง (View)              2. คลิกปุ่มคำสั่งต้นแบบเอกสารประกอบคำบรรยาย (Handout Master)

              3. คลิกปุ่มคำสั่งตั้งค่าหน้ากระดาษ (Page Setup)              4. กำหนดคุณสมบัติในการตั้งค่าหน้ากระดาษดังนี้                  - เลือกพิมพ์ภาพนิ่งในแนวตั้งหรือแนวนอน (Orientation)                  - เลือกพิมพ์บันทึกย่อ เอกสารประกอบคำบรรยายและเค้าร่าง (Note, Handouts & Outline) ในแนวตั้งหรือแนวนอน              5. คลิกปิดมุมมองต้นแบบ (Close)

          2. การแสดงเอกสารก่อนพิมพ์              สามารถดูตัวอย่างหน้าจอได้เหมือนกับพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ทุกประการเพื่อตรวจดูความถูกต้องและแก้ไขข้อผิดพลาดโดยมีขั้นตอนดังนี้              1. คลิกปุ่มแฟ้ม (File)              2. คลิกคำสั่งพิมพ์ (Print)              3. จะปรากฏตัวอย่างก่อนพิมพ์อยู่ทางด้านขวามือของโปรแกรม 

          3. การพิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยาย              การพิมพ์เอกสารประกอบคำบรรยายนั้นก็เหมือนพิมพ์เอกสารในโปรแกรมต่าง ๆ ในชุด Office 2013 โดยมีขั้นตอนดังนี้              1. คลิกปุ่มแฟ้ม (File)              2. เลือกคำสั่งพิมพ์ (Print)

              3. จะปรากฏหน้าต่างพิมพ์โดยแต่ละส่วนมีความหมายดังนี้                 กำหนดเครื่องพิมพ์ (Printer Status)

                 กำหนดจำนวนสำเนาที่ต้องการ (Copies)

                 กำหนดลำดับสไลด์ที่ต้องการพิมพ์

                 เลือกพิมพ์สีหรือขาวดำ (Color)

                 เลือกสิ่งที่ต้องการพิมพ์

                 กำหนดจำนวนสไลด์ที่ต้องการวางใน 1 หน้า

                 คลิกพิมพ์ (Print) 

การเชื่อมโยงสไลด์ด้วยปุ่มปฏิบัติการ          โดยปกติแล้วจะใช้การควบคุมการแสดงหน้าสไลด์ด้วยการคลิกเมาส์หรือกดปุ่ม PgUp หรือ PgDn แต่ในโปรแกรมPowerPoint สามารถใช้ปุ่มปฏิบัติการการเชื่อมโยงการแสดงหน้าสไลด์ได้ดังนี้          1. คลิกที่แท็บแทรก (Insert)          2. คลิกปุ่มคำสั่งรูปร่าง (Shapes)          3. เลือกรูปแบบปุ่มปฏิบัติการที่ต้องการ (Action Buttons)

          4. แดรกเมาส์เพื่อสร้างปุ่มจะปรากฏกล่องโต้ตอบ Action Setting          5. คลิกแท็บคลิกเมาส์ (Mouse Click)          6. เลือกเชื่อมโยงหลายมิติไปที่ : (Hyperlink to)          7. คลิกที่ลูกศรหัวลง (Drop Down)          8. เลือกตำแหน่งที่ต้องการ          9. คลิกปุ่มตกลง (OK)

          10. จะได้ปุ่มปฏิบัติการที่ต้องการ

การใช้ปากกาเน้นคำประกอบการอธิบาย          โดยปกติแล้วจะใช้ลูกศรเป็นตัวชี้ประกอบการนำเสนอ แต่หากต้องการเขียนข้อความหรือวาดรูปทรงต่าง ๆ เพิ่มลงบนสไลด์ขณะทำการอธิบาย เพื่อเน้นส่วนที่สำคัญให้ผู้ฟังเข้าใจมากยิ่งขึ้น โดยสามารถทำได้ดังนี้          1. เปลี่ยนมุมมองเป็นมุมมองการนำเสนอภาพนิ่ง (Slide Show)

          2. คลิกเมาส์ขวาเลือกตัวเลือกตัวชี้ (Pointer Option)          3. เลือกสัญลักษณ์ที่ต้องการโดยสัญลักษณ์ต่าง ๆ มีความหมายดังนี้              ลูกศร              ปากกา              ปากกาเน้นข้อความ              ลบหมึกทั้งหมดบนภาพนิ่ง              ยางลบ              สี              ตัวเลือกลูกศร          4. ในตัวเลือกลูกศรจะปรากฏเมนูให้เลือกดังนี้              อัตโนมัติ              มองเห็นได้              ซ่อน

หน่วยที่ 9 การใส่ลูกเล่นในการนำเสนอ

การใส่ลูกเล่นในการนำเสนอข้อมูล จะช่วยให้ข้อมูลนั้นดูน่าสนใจมากยิ่งขึ้น โดยสามารถแทรกวัตถุ หรือสื่อมัลติมีเดียลงไปในสไลด์ได้ รูปแบบในการใส่ลูกเล่นในงานนำเสนอ           นำเสนอแบ่งออกเป็น 2 แบบใหญ่ ๆ คือ           1. การใส่ลูกเล่นให้กับหน้าสไลด์               จะเป็นการสร้างความเคลื่อนไหวให้กับหน้าสไลด์ที่กำลังแสดงและจบลงโดยมีขั้นตอนในการสร้างดังนี้               1. เลือกสไลด์ที่ต้องการลูกเล่น               2. คลิกแท็บการเปลี่ยน               3. เลือกรูปแบบการเปลี่ยนสไลด์               4. เลือกเสียงประกอบให้กับสไลด์               5. กำหนดระยะเวลาการเล่น           2. การใส่ลูกเล่นให้กับวัตถุภายในสไลด์               จะเป็นการสร้างการเคลื่อนไหวให้กับประกอบต่างๆที่อยู่ภายในสไลด์โดยแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบคือ               1. การใส่ลูกเล่นอย่างง่าย                   วิธีนี้เหมาะสำหรับมือใหม่ที่เพิ่งหัดใช้โปรแกรมเพราะโปรแกรมจะมีรูปแบบสำเร็จรูปไว้ให้เลือกใช้งานได้ตามความพอใจซึ่งวิธีนี้เป็นวิธีที่สะดวกและรวดเร็วที่สุด                   1. คลิกเลือกวัตถุที่ต้องการใส่ลูกเล่น                   2. คลิกแท็บภาพเคลื่อนไหว                   3. เลือกรูปแบบที่ต้องการ               2. การใส่ลูกเล่นแบบกำหนดเอง                   เป็นการใส่ลูกเล่นให้มีความโดดเด่นกว่าลูกเล่นที่โปรแกรมได้กำหนดให้ทำให้กำหนดได้โดยไม่ซ้ำแบบใครโดยมีขั้นตอนในการสร้างดังนี้                   1. เลือกวัตถุที่ต้องการ                   2. คลิกที่แท็บภาพเคลื่อนไหว                   3. เพื่อเพิ่มภาพเคลื่อนไหว                   4. เลือกลูกเล่นให้กับวัตถุ                   5. กำหนดความเร็ว               โดยในโปรแกรมได้แบ่งลูกเล่นต่าง ๆ ออกเป็นหมวดหมู่ดังนี้               เข้า (Entrance) : เป็นการกำหนดให้วัตถุเคลื่อนเข้ามาภายในสไลด์               ตัวเน้น (Emphasis) : เป็นการกำหนดให้วัตถุนั้นโดดเด่นหลังจากวัตถุนั้นปรากฏในสไลด์แล้ว               ออก (Exit) : เป็นการกำหนดให้วัตถุหายไป เมื่อไม่ต้องการให้วัตถุนั้นอยู่ในสไลด์อีก               เส้นทางการเคลื่อนที่ (Motion Path) : เป็นการกำหนดให้วัตถุเด้ง               ลักษณะพิเศษเพิ่ม               นอกจากลูกเล่นที่โปรแกรมมีให้เลือกใช้งานแล้วยังสามารถเลือกลูกเล่นเพิ่มเติมได้อีกโดยในหน้าต่างลักษณะพิเศษเพิ่มเป็น 4 หมวดหมู่ดังนี้               1. พื้นฐาน (Basic) จะเป็นลูกเล่นที่มีลักษณะแบบเรียบง่ายไม่มีอะไรน่าตื่นเต้นมากนัก เหมาะสำหรับงานนำเสนอแบบทั่วไป ตัวอย่างลูกเล่นในรูปแบบนี้คือแถบแยก เลื่อนออกช้า ๆ วงล้อ เป็นต้น               2. ละเอียด (Subtle) จะเป็นลูกเล่นที่มีลักษณะการแสดงแบบช้า ๆ ค่อย ๆ ปรากฏขึ้นไม่เน้นความตื่นเต้นมากนัก เหมาะสำหรับงานเชิงวิทยาการหรือหลักการความรู้               3. ปานกลาง (Moderate) จะเป็นลูกเล่นที่มีลักษณะแบบทั่วไปไม่ได้หวือหวามากนัก แต่ก็มีความน่าสนใจมากกว่า 2ลักษณะแรก ตัวอย่างรูปแบบในลักษณะนี้ ได้แก่ เคลื่อนขึ้น ย่อ/ขยาย แผ่ ซูม เป็นต้น การกำหนดลูกเล่นหลายแบบให้กับวัตถุชิ้นเดียว           สามารถกำหนดลูกเล่นหลายแบบให้กับวัตถุชิ้นเดียวภายในสไลด์งานนำเสนอได้เพื่อเพิ่มความสนใจให้กับงานนำเสนอมากยิ่งขึ้นโดยมีขั้นตอนดังนี้           1.  คลิกเลือกวัตถุที่ต้องการ           2.  คลิกแท็บภาพการเคลื่อนไหว (Animations)           3.  คลิกเลือกคำสั่งเพิ่มภาพเคลื่อนไหว           4.  คลิกเลือกลักษณะการเคลื่อนไหว           5.  ย้อนกลับไปทำตามหัวข้อที่ 3           6.  เลือกลักษณะการเคลื่อนไหวแบบใหม่           7.  คลิกที่บานหน้าต่างภาพเคลื่อนไหว (Animation Pane)           8.  จะปรากฏรายละเอียดการเคลื่อนไหวของวัตถุที่ถูกเลือกใช้ไป การกำหนดลำดับการแสดงลูกเล่นภายในสไลด์           สามารถกำหนดลำดับการแสดงของลูกเล่นที่กำหนดไว้ภายในสไลด์ได้ดังนี้           1.  คลิกเลือกรายการที่ต้องการเปลี่ยนแปลง           2.  คลิกเมาส์เลือกสลับตำแหน่งตามที่ต้องการ           3.  รายการภาพเคลื่อนไหวจะถูกสลับตำแหน่ง การยกเลิกลูกเล่นภายในสไลด์           หาลูกเล่นที่ได้กำหนดไว้ยังไม่เป็นที่น่าพอใจนักสามารถยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงได้ดังนี้           1.  คลิกรายการที่ต้องการยกเลิก           2.  จะปรากฏลูกศรหัวลง (Drop Down) คลิกที่ลูกศร           3.  คลิกเลือกเอาออก (Remove)

หน่วยที่ 8 การแทรกตาราง กราฟ และแผนผัง

การสร้างตาราง          การนำเสนอข้อมูลในรูปของตาราง เป็นการนำเสนอข้อมูลในอีกรูปแบบหนึ่ง ที่ช่วยให้ดูข้อมูลได้อย่างเป็นระเบียบ สามารถอ่านและดูข้อมูลได้ง่ายขึ้น โดยมีขั้นตอนการสร้างดังนี้          1. คลิกที่แท็บแทรก (Insert)          2. เลือกปุ่มคำสั่งตาราง (Table)          3. แดรกเมาส์ขนาดตามที่ต้องการ          4. จะได้ตารางตามจำนวนที่ต้องการ

          นอกจากการกำหนดขนาดตารางโดยการแดรกเมาส์แล้ว ยังสามารถระบุจำนวนแถวและคอลัมน์ของตารางที่ต้องการได้ โดยวิธีที่เหมาะสำหรับกรณีที่ต้องการสร้างตารางที่มีจำนวนแถวและคอลัมน์จำนวนมาก ๆ          1. คลิกที่แท็บแทรก (Insert)          2. เลือกปุ่มคำสั่งตาราง (Table)          3. เลือกแทรกตาราง (Insert Table)

          4. ระบุจำนวนแถว และคอลัมน์ที่ต้องการ          5. คลิกปุ่มตกลง (OK)

          6. จะได้จำนวนตารางที่ต้องการ

การตกแต่งตาราง          เมื่อได้สร้างตารางแล้ว หากต้องการให้ตารางดูโดดเด่นและน่าสนใจ สามารถตกแต่งตารางที่สร้างขึ้นมาได้ดังนี้          1. การใส่สีพื้นตาราง              1. แดรกเมาส์เลือกพื้นที่ตารางที่ต้องการกำหนดสีพื้น              2. คลิกแท็บออกแบบ (Design) การแรเงา (Shading)

              3. เลือกสีตามต้องการ
              4. จะได้ตารางที่มีสีพื้นตามต้องการ

          2. การกำหนดการแสดงเส้นขอบตาราง              1. คลิกเลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ              2. คลิกแท็บออกแบบ (Design)              3. เลือกปุ่มคำสั่ง เส้นขอบ (Border)              4. เลือกไม่มีเส้นขอบ (No Border)

              5. เส้นขอบจะหายไป

กราฟ          การนำเสนอข้อมูลในรูปแบบกราฟส่วนใหญ่จะใช้ในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบ เพราะสามารถสื่อสารความหมายได้ชัดเจน โดยสามารถเลือกกราฟชนิดต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับข้อมูลที่ต้องการนำเสนอได้

การสร้างกราฟ          สามารถสร้างกราฟได้ง่าย ๆ โดยทำตามขั้นตอนดังนี้          1. คลิกที่แท็บแทรก (Insert)          2. คลิกเลือกปุ่มแผนภูมิ (Insert Chart)          3. เลือกชนิดของกราฟที่ต้องการ (Line)          4. เลือกรูปแบบของกราฟ          5. คลิกปุ่มตกลง (OK)

          6. กรอกข้อมูลเพื่อแสดงในกราฟ          7. คลิกปิดตาราง (Close)          8. จะได้กราฟตามที่ต้องการ

การแก้ไขข้อมูลในกราฟ          หากข้อมูลในกราฟที่แสดงนั้นมีการเปลี่ยนแปลง เช่น มีการทำรายงานยอดการขายทุกวันหรือทุกสัปดาห์  ต้องทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่อยู่ในกราฟ ซึ่งสามารถใช้การแก้ไขข้อมูลในกราฟได้ โดยที่ไม่ต้องสร้างกราฟขึ้นมาใหม่อีกครั้ง ซึ่งสามารถแก้ไขข้อมูลภายในกราฟได้ดังนี้          1. คลิกที่กราฟ          2. เลือกปุ่มคำสั่งแก้ไขข้อมูล (Edit Data)

          3. พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการแก้ไข          4. คลิกปิดตาราง

          5. จะปรากฏกราฟที่ได้รับการแก้ไขแล้ว

ผังองค์กร          ผังองค์กร คือ แผนผังแสดงรายชื่อและตำแหน่งของบุคลากรภายในองค์กร ซึ่งสามารถสร้างขึ้นได้อย่างง่ายดายโดยใช้ SmartArt เป็นตัวช่วยในการสร้าง ซึ่งโปรแกรมมีผังองค์กรในรูปแบบต่าง ๆ ให้เลือกใช้งานได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว

การสร้างผังองค์กร          1. คลิกที่แท็บแทรก (Insert)          2. คลิกปุ่มคำสั่ง SmartArt          3. เลือกคำสั่งลำดับชั้น          4. เลือกรูปแบบที่ต้องการ          5. คลิกปุ่มตกลง (OK)

          6. จะปรากฏแผนผังข้อมูลตามแบบในสไลด์

การเพิ่มตำแหน่งในผังองค์กร          สามารถเพิ่มตำแหน่งลงในผังองค์กรได้ ดังนี้          1. คลิกที่ผังองค์กร          2. คลิกที่แท็บออกแบบ (Design)          3. เลือกปุ่มคำสั่งเพิ่มรูปร่าง (Add Shape)          4. เลือกตำแหน่งที่ต้องการเพิ่ม (Add Shape After)

          5. ตำแหน่งใหม่ที่เพิ่มเข้ามา